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Est-ce que vous utilisez des formulaires papiers pour conserver de l'information sur votre clientèle? Vous avez un formulaire pour la première visite, un pour les rencontres de suivi et un autre pour les résultats de vos examens?

Saviez-vous que vous pouviez convertir vos formulaires papiers en formulaires électroniques dans l'AssisTemps et ainsi éliminer toute gestion de papier? Cet article vous montre comment le faire.

Accéder au gestionnaire de formulaires

Pour créer ou modifier des formulaires électroniques dans l'AssisTemps, vous devez aller dans le menu Contacts, puis dans Personnaliser et enfin cliquez sur Formulaires.

 

Créations et modifications de formulaires

Le gestionnaire de formulaires vous montre les formulaires que vous avez déjà créés. Vous pouvez les modifier et les supprimer à l'aide des boutons à droite sur chaque ligne.

Pour créer un formulaire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton Ajouter en haut à droite :

Vous pouvez donc déterminer le nom de votre fomulaire et le nombre de champs qu'il contiendra. Vous pouvez également choisir comment il s'affichera lorsque vous le remplirez : soit sous forme de formulaire qui montre les champs et les réponses les uns sous les autres ou sous forme d'un tableau qui montre les champs à gauche et les réponses à droite.

Vous pouvez également changer l'ordre des champs à l'aide des flèches à gauche sur chaque ligne.

Notez que le champ 1 est obligatoire et contiendra la date à laquelle vous remplirez le formulaire pour votre client.

Types de champs possibles

Lorsque vous créez un formulaire, vous pouvez faire le choix entre 7 types de champs :

• Texte : Ce champ produira une ligne dans laquelle vous pourez entrer la réponse;
  
  
• Texte multi-lignes : Ce champ produira une zone de texte de plusieurs lignes avec editeur;
  
  
• Date : Ce champs produira un champs avec sélecteur de date (datepicker);
  
  
• Nombre : Ce champs produira un champ pour y entrer des nombres entiers (il y a présence de petites flèches sur certains navigateurs);
  
  
• Choix de réponses : Ce champ produira un choix de réponses dont vous ne pourrez en sélectionner qu'une;
  
  
• Réponses multiple : Ce champs produira un choix de réponses dont vous pourrez en sélectionner plus d'une;
  
  
• Titre : Ce champs produit un titre qui vous permet de créer des sections dans votre formulaire.

Dans les cas des champs de type Choix de réponse et Réponses multiples, vous devrez entrer les différents choix possibles sous le champs en les séparant par des points-vigules (;).

Une fois votre formulaire terminé, vous n'avez qu'à le sauvegarder à l'aide du bouton dans le bas de la page.

Notez qu'il s'agit des mêmes actions pour modifier vos formulaires.

Remplir un formulaire pour un client

Pour remplir un formulaire pour un client, vous devez d'abord accéder à son dossier, soit via la liste ou via l'outil de recherche.

Une fois dans le dossier du client, cliquez sur Ajouter un formulaire via le menu contact, sous Formulaires :

 

Dépendemment de votre choix, le formulaire s'affichera sous forme d'un formulaire avec les champs et les réponses les uns sous les autres :

ou sous forme d'un tableau où les champs sont à gauche et les réponses à droite :

Notez que vous pouvez consulter le dossier du client ainsi que les formulaires remplis précédemment à l'aide du menu gris pâle et ce, sans quitter le formulaire que vous remplissez présentement.

Économies substantielles

En convertissant vos formulaires papiers par des formulaires électoniques, vous pourrez ainsi économiser sur le papier, sur les impressions de vos formulaires, sur le temps pour gérer tout ce papier et enfin sur l'espace dans votre bureau! On peut donc parler d'économies substantielles!

Écrivez-nous en nous mentionnant comment vous avez utilisé l'AssisTemps pour éliminer vos suivis papiers et nous parlerons de vous dans ce blogue!